¿QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO ?
Podría decirse de la hoja de cálculo que básicamente se trata de una herramienta para la gestión comercial en un negocio, y que puede usarse con múltiples propósitos, por supuesto todos ellos relacionados con la manipulación informática de números y datos.
Una hoja de cálculo es capaz de organizar y gestionar enormes cantidades de datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la posibilidad de obtener resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podremos tener un panorama exacto de los movimientos de una empresa.
También una hoja de cálculo se utiliza para hacer complejos cálculos de ganancias, impuestos, cheques, ingresos, stock y mucho más, los que podemos automatizar, a través de fórmulas y macros, para no tener que repetir las operaciones cada vez que las necesitamos. Sólo necesitamos ingresar los nuevos valores.
¿QUE ES EXCEL?
Excel es un sistema informático perfeccionado y compartido por Microsoft Corp. Consiste en un software que nos posibilita a desarrollar trabajos contables y financieros gracias a sus funciones, que fueron creadas especialmente para ayudar a trabajar y elaborar hojas de cálculo. En la primera exploración de Microsoft en la creación de las hojas de cálculopermitieron manejar datos numéricos en lista constituida por la unión de filas y columnas, esta fue creada en 1982, con la exhibición de Multiplan. Dando cabida 3 años después a la primera versión del Excel.
HISTORIA DE EXCEL.
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| CHARLES SIMONYIE. |
El creador de Microsoft Excel y Word es el doctor en Ingeniería informática de la Universidad de Stanford, nacido en Hungría Dr. Charles Simonyie, en el año 1981 llegó a trabajar a Microsoft y les vendió los derechos de sus programas Word y Excel.
Versiones de Excel:
Versión 1 – 1985. La primera versión de Excel fue creada para ser utilizada en la plataforma Macintosh de Apple.
Versión 2 – 1987. En este año se acababa de lanzar el sistema operativo Windows por lo tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin embargo fue etiquetada como la versión 2 para dar continuidad con la versión creada previamente para Mac.
Versión 3 – 1990. Para este año el sistema operativo Windows ya tenía una amplia aceptación en todo el mundo y Excel era el software estrella de Microsoft. En esta versión se introducen los gráficos 3-D.
Versión 4 – 1992. Durante más de dos años no hubo competencia para Excel en la plataforma Windows y se aprovechó para mejorar la herramienta.
Versión 5 – 1993. En esta versión finalmente Excel permite crear múltiples hojas dentro de un libro y agrega el soporte para el lenguaje de programación VBA.
Versión 7 [Excel 95] – 1995. Se omite la versión 6 de Excel para empatar todos los productos de Microsoft Office [Word, Excel y PowerPoint] y a partir de esta versión se comienza a conocer a Excel por el año de su lanzamiento. Excel 95 es la primera versión de la hoja de cálculo en correr en un sistema operativo de 32-bits (como Windows 95).
Versión 8 [Excel 97] – 1997. En Excel 97 se introduce el formato condicional y la validación de datos. Se realizan mejoras para los programadores de VBA al incluir un nuevo Editor de VBA e introducir los módulos de clase y los formularios de usuario.
Versión 9 [Excel 2000] – 1999. Se agrega el soporte para complementos COM y varias mejoras para las tablas dinámicas.
Versión 10 [Excel XP] – 2001. Existen mejoras poco significativas pero se prepara esta versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en conjunto con Windows XP.
Versión 11 [Excel 2003] – 2003. Esta versión ofrece un soporte mejorado para XML y correcciones en algunas funciones estadísticas.
Versión 12 [Excel 2007] – 2007. Un cambio significativo para la herramienta ya que se introduce un nuevo formato de archivo, una nueva interfaz de usuario que incluye la cinta de opciones. También se aumenta la capacidad de una hoja de cálculo al permitir muchas más filas y columnas.
Versión 14 [Excel 2010] – 2010. Un tanto supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y sigue con la versión 14 también conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los minigráficos, la vista Backstage y la segmentación de datos.
Versión 15 [Excel 2013] – 2013. La última versión de la herramienta introduce nuevas características como el relleno rápido de columnas que reconoce ciertos patrones en nuestros datos y hace sugerencias inmediatas. La nueva versión de Excel también analiza los datos para hacer sugerencias en cuanto a los gráficos a crear e inclusive nos hace sugerencias al momento de crear una tabla dinámica, además se introducen nuevas funciones en Excel 2013.
A excepción de la Versión 1, el resto de las versiones antes mencionadas son para la plataforma Windows que es la plataforma con la mayor cantidad de usuarios de Excel, sin embargo, por mucho tiempo Microsoft también ha creado versiones de Excel para Mac.
OTROS PROGRAMAS PARA PC SIMILARES A EXCEL.
1. Hojas de cálculo de Google
Nuestra primera opción recomendada es de fácil acceso: Si tienes una cuenta de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.
Las hojas de cálculo de Google, un competidor casi igual a Excel tanto en layout como en recursos, trae algunos beneficios que Excel no tiene, que te enumeraremos a continuación.
El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún dato por ahí.
Aquí en Workana, por ejemplo, nuestro equipo utiliza las plantillas en línea como forma de organización del trabajo. Nuestros profesionales, distribuidos en diferentes países de América Latina, tienen acceso al mismo archivo con facilidad, y podemos utilizar las mismas planillas tanto para quienes están lejos como para los profesionales en nuestra oficina.
Además, todavía cuenta con herramientas como Google Traductor, GoFinance y las funciones de “importar feed”, que permiten extraer datos directamente de las URL de la página web.
2. ThinkFree
El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc y Show.
La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento en línea gratuito.
Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo.
Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de dispositivos móviles, como smartphones.
3. Numbers
Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es básicamente la versión de Apple para Excel.
Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene la libertad de organizar los datos a su manera.
Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor.
Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel. Así todos logran acceder al archivo.
4. Zoho Sheet
¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta 25 personas!
Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras.
Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente, facilitando la colaboración.
Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para crear gráficos listos para la presentación.
5. BIRT
El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente útiles para el análisis de datos.
Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la producción, el mantenimiento y la seguridad.
Creado por The Eclipse Foundation, el download se realiza directamente en el sitio web del BIRT, y es compatible con Windows, Linux o Mac. Lo que facilita bastante el acceso. En contrapartida, sólo está disponible en inglés.
6. Free Office 2018
Disponible para Windows y Linux, FreeOffice 2018 es una gran opción para uso personal o comercial.
Es muy similar a Excel, incluye el formato y las tablas dinámicas y la compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas de cálculo son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly.
¿Cuál es la mejor parte? Totalmente libre por un tiempo ilimitado y está disponible en español. Existe un plan pago, que ofrece mayores comodidades y otras funciones, pero nada que sea imprescindible para el trabajo con hojas de cálculo.
7. Quip
Quip predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy buena opción para trabajar con tus equipos de freelancers habituales.
A través de Quip es posible organizar documentos, e-mails, reuniones, hojas de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de 400 funciones en total. Entre las empresas que hacen uso de Quip para organizar sus equipos están, entre otras, Facebook, Amazon y Dell.
El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda experimentar todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después de ese contacto inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco miembros.
8. Apache OpenOffice
Como paquete de productividad libre y abierto, la última opción de nuestra lista es el Apache OpenOffice, que ya ha superado las 50 millones de descargas.
Este programa está disponible en varios idiomas, ofrece software gratuito para la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Una ventaja para muchos usuarios es que, después de la descarga, es posible utilizar el programa en modo offline.
Una característica muy peculiar de Apache OpenOffice es que tiene un código abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las necesidades de tu empresa.
APP´S EN ANDROID E IOS SIMILARES A EXCEL.
1. Fintonic
Es una de las aplicaciones móviles creadas en España más punteras del mercado. Se trata de una aplicación gratuita para Android e iOS que permite la gestión de todas tus cuentas y productos financieros agrupados en tu propio móvil.
Se sincronizan todos los datos de las cuentas bancarias y tarjetas, de modo que con esta aplicación te llegará el aviso de cualquier movimiento que se produzca. Permite planificar y categorizar cada gasto, establecer todo tipo de alertas como por ejemplo para que te avisen de los próximos pagos, que seas avisado sobre el cobro de comisiones o si se produce un descubierto en tu cuento.
2. Toshl Finanzas
Es una gran aplicación para administrar día a día nuestras finanzas personales disponible para Android e iOS. Su diseño es bastante cuidado y permite crear presupuestos para diversos períodos de tiempo (mensuales, semanales, diarios, etc.) y si tienes excedente de algún mes, podrás traspasarlo al presupuesto del siguiente período. También avisa de los gastos e ingresos y lo más interesante es que podrás exportar todos los datos a Excel, Word, Google Docs, Archivo de texto y a PDF.
A veces ocurre, llega fin de mes y uno se pregunta ¿En qué me he gastado el dinero? Para tener tus gastos bajo control, esta app española orzaniza y ordena los ingresos y los gastos según se hayan producido, haciendo un anáisis de los mismos. Es una aplicación gratuita y muy sencilla de utilizar disponible tanto para Iphone como para Android.
4. Spendee
Disponible para iOS con un coste de 1,79 euros, es gratuita para Android. Permite personalizar la herramienta y establecer categorías de gastos e ingresos. Puedes incluir recordatorios y alertas que indiquen cuando el presupuesto se sobrepasa o cuando se están realizando gastos superfluos. Lo más interesante son sus gráficos y tablas que permiten conocer tus finanzas de una manera mucho más visual.
5. Money Wise
Es una app sólo disponible para Android. Permite como otras realizar un registro diario de nuestros gastos con el objetivo de no gastar más de la cuenta. Lo mejor de esta app está en su conversor de divisas que nos puede ser bastante útil si viajamos. Además podremos exportar los datos del seguimiento de nuestro gastos a un archivo HTML o como CSV (para trabajar desde Excel).
6. Settle Up
Esta aplicación es interesante para las finanzas grupales, como por ejemplo cuando se organiza algún evento o acto en el que se necesita que el pago lo realicen varias personas, siempre es un “lio” saber quién ha pagado y cuánto. La aplicación crea una tabla en la que muestra todos los pagos para que no haya dudas. Es gratuita, tanto para Android, como iOS.
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